Consultanță și asistență juridică externă pentru instituții publice

Când poate fi necesară asistența juridică externă?

Sprijinul unui avocat poate fi avut în vedere atunci când instituția nu dispune de personal juridic propriu sau, în cazurile permise de lege, când activitatea necesară nu poate fi asigurată efectiv de personalul juridic existent.

Pot exista situații care presupun:

• un volum ridicat de documente sau cauze într-un interval scurt;
• un litigiu complex ori cu impact semnificativ;
• necesitatea unei analize juridice distincte asupra unei situații determinate;
• termene procedurale care impun organizarea rapidă a apărării;
• reprezentare în fața instanțelor, autorităților sau altor organisme competente;
• proiecte ori raporturi contractuale care necesită sprijin juridic suplimentar.

Necesitatea concretă, temeiul contractării și limitele mandatului trebuie documentate de instituție în raport cu situația sa reală.

Condițiile speciale prevăzute pentru instituțiile care au personal juridic propriu

O.U.G. nr. 26/2012 stabilește o regulă importantă pentru autoritățile și instituțiile publice centrale și locale care au în structura lor personal propriu de specialitate juridică: acestea nu pot achiziționa servicii juridice de consultanță, asistență sau reprezentare decât în situații temeinic justificate, când activitățile necesare nu pot fi asigurate de personalul juridic angajat.

În aceste cazuri, contractarea se poate face numai cu aprobarea prevăzută de actul normativ. Pentru administrația publică centrală este relevantă aprobarea ordonatorului principal de credite, iar pentru administrația publică locală aprobarea revine, după caz, consiliului local, consiliului județean sau Consiliului General al Municipiului București.

Prin urmare, existența unei nevoi juridice nu este suficientă, singură, pentru contractare. Instituția trebuie să verifice în prealabil cadrul legal aplicabil, să motiveze necesitatea și să obțină aprobările cerute.

Contractarea trebuie corelată și cu regulile achizițiilor publice

Legea nr. 98/2016 reglementează distinct anumite servicii juridice. Articolul 29 exclude din domeniul de aplicare al legii, între altele, anumite servicii de asistență și reprezentare acordate de avocat în proceduri judiciare, arbitrale sau de mediere, precum și consultanța juridică acordată în pregătirea unor asemenea proceduri, în condițiile prevăzute de lege.

Nu toate serviciile juridice sunt însă tratate identic. Procedura corectă depinde de obiectul concret al serviciului, valoarea estimată, durata, situația instituției și normele incidente. Excluderea unui serviciu din domeniul de aplicare al Legii nr. 98/2016 nu înlătură obligația de a respecta celelalte reguli privind angajarea cheltuielilor publice, transparența, buna gestiune financiară și aprobările speciale aplicabile.

Din acest motiv, înaintea unei colaborări trebuie delimitate cu precizie natura serviciilor și temeiul juridic al contractării.

Ce servicii juridice pot fi avute în vedere?

În funcție de nevoia legal identificată și de mandatul aprobat, asistența externă poate viza una sau mai multe dintre următoarele categorii.

Opinii și analize juridice

Cabinetul poate analiza o situație determinată, documentele disponibile și normele aplicabile, formulând un punct de vedere juridic argumentat. Analiza trebuie să pornească de la competențele instituției, procedura obligatorie și obiectivul concret urmărit.

Contracte și raporturi cu operatorii economici

Asistența poate include redactarea sau verificarea clauzelor contractuale, a actelor adiționale, notificărilor, răspunsurilor și documentelor juridice aferente executării ori încetării unui contract.

Rolul avocatului este de a evalua implicațiile juridice și de a proteja interesele legitime ale instituției, fără a substitui atribuțiile legale ale compartimentelor sau persoanelor responsabile de achiziție, control financiar ori aprobare.

Contencios administrativ și alte litigii

În funcție de mandat, avocatul poate acorda asistență și reprezentare în litigii privind acte administrative, executarea contractelor, pretenții, răspundere, raporturi de muncă sau alte cauze în care instituția este parte.

Pregătirea apărării poate presupune analiza actelor, stabilirea poziției procesuale, redactarea cererilor și întâmpinărilor, administrarea demersurilor procedurale și reprezentarea în fața instanței competente.

Recuperarea creanțelor și apărarea patrimoniului

Instituția poate avea de recuperat sume sau de răspuns unor pretenții formulate împotriva sa. Asistența juridică poate include verificarea temeiului creanței, notificarea debitorului, evaluarea unei soluții amiabile și, dacă este cazul, inițierea ori susținerea demersurilor judiciare și de executare.

Raporturi de muncă și situații privind personalul

În limitele mandatului și cu respectarea regimului juridic aplicabil fiecărei categorii de personal, avocatul poate analiza documente, proceduri disciplinare, măsuri de reorganizare, încetări ale raporturilor de muncă sau litigii de muncă.

Relația cu autorități, organisme de control și alte instituții

Asistența poate privi redactarea unor răspunsuri, note, puncte de vedere sau apărări, precum și reprezentarea permisă de lege în relația cu autoritățile ori organismele competente.

Colaborare punctuală sau servicii recurente?

În funcție de necesitatea legal justificată, serviciile pot fi contractate pentru o cauză determinată sau, atunci când cadrul legal permite și nevoia este documentată, pentru o perioadă și un volum de activitate clar definite.

Într-o colaborare recurentă trebuie stabilite cel puțin:

• obiectul exact al serviciilor;
• categoriile de solicitări incluse;
• persoanele autorizate să transmită documente și instrucțiuni;
• termenele de răspuns;
• obligațiile de raportare;
• regimul informațiilor confidențiale și al datelor cu caracter personal;
• onorariul și cheltuielile care pot apărea;
• situațiile care necesită un mandat distinct;
• durata contractului și condițiile de încetare.

Un contract clar ajută instituția să urmărească serviciile efectiv prestate și să păstreze o delimitare corectă între atribuțiile interne și mandatul avocatului extern.

Principii de lucru

Colaborarea juridică cu o instituție publică trebuie să se bazeze pe:

• legalitatea contractării și documentarea necesității;
• definirea clară a mandatului;
• independență profesională;
• confidențialitatea informațiilor comunicate;
• evitarea conflictelor de interese;
• comunicare documentată și raportare conform contractului;
• respectarea termenelor procedurale;
• protejarea interesului legitim și a patrimoniului instituției.

Avocatul nu poate garanta rezultatul unei proceduri administrative sau judiciare. Soluția depinde de cadrul legal, situația de fapt, documente, probe și decizia autorității ori instanței competente.

Solicitarea unei discuții preliminare

Cabinetul Individual de Avocat Radu-Mihai Meseșeanu poate analiza solicitări de consultanță, asistență și reprezentare formulate de autorități și instituții publice, în limitele competenței profesionale și ale mandatului care poate fi contractat legal.

O discuție preliminară poate clarifica natura serviciului, existența unui posibil conflict de interese, documentele necesare și cadrul în care ar putea fi formulată o propunere.

Pentru o discuție inițială, puteți contacta cabinetul prin telefon, e-mail sau prin formularul de contact al site-ului.

Acest material are caracter general și informativ. Nu reprezintă consultanță juridică pentru o instituție sau o procedură concretă și nu poate înlocui analiza documentelor, a competențelor, a aprobărilor și a normelor aplicabile la data contractării.